Stuttgart, 27.06.2018 – De Interflex Datensysteme GmbH, specialist voor moderne toegangsconcepten, tijdregistratie en tijdmanagement, introduceert voor zijn toegangscontrolesysteem IF-6040 drie nieuwe aanvullende modules voor bezoekersbeheer. Daarmee is het mogelijk, bezoekers via de selfservice aan te melden, bezoekerslogins vanuit Outlook uit te voeren en logins door bezoekers zelf toe te staan – bijvoorbeeld vanuit de foyer van de desbetreffende vestiging. De uitgebreide functies ondersteunen nog omvattender dan tot nu toe een tijdbesparend, veilig bezoekersbeheer.
"Vanuit het perspectief van de efficiencyverbetering en de vereenvoudiging van processen stelt ons bezoekersmanagement ondernemingen en hun gasten in staat zich wat afspraken betreft nog meer op het wezenlijke te concentreren. De hoeveelheid administratie wordt bij constant hoge veiligheid steeds verder verkleind", aldus Dr. Jörg Wissdorf, general manager van Interflex.
Spontane bezoekers melden zich zelf aan
Voor bezoekers die spontaan bij de onderneming verschijnen voor een afspraak biedt de software IF-6040 nu de mogelijkheid om zich rechtstreeks op een PC of tablet bij de receptie aan te melden. Daarvoor selecteert de gebruiker eerst uit zes talen de gewenste dialoogtaal. Daarna stelt deze zijn persoonlijke bezoekgegevens op, beginnend bij voor- en achternaam via selectie of door een nieuw directory entry van zijn firma aan te maken tot de selectie van de gastheer en een bevestiging van de veiligheidsinstructies. Tijdens de invoer maakt het systeem automatisch een reservering en aanmelding aan voor de receptiemedewerkers. Op deze manier worden de medewerkers bij de receptie ontlast, terwijl het zelf invoeren van de gegevens door de bezoekers ervoor zorgt dat de gegevens kwalitatief beter zijn.
Bezoekers via Outlook uitnodigen
Met de Outlook-add-in kunnen medewerkers afspraken met hun bezoekers in de vertrouwde Microsoft-Outlook-werkomgeving maken. In de uitnodiging zijn zowel de wegbeschrijving en afspraakdetails te vinden als een QR-code. Met de code worden de data onmiddellijk opgeroepen, zonder dat een registratie op locatie nodig is.
Verdere functies zoals de automatische synchronisatie bij afspraakwijzigingen, de implementatie van klantspecifieke datavelden of het overnemen van bezoekdeelnemers als persoonlijke Outlook-contacten maken het bezoekersbeheer voor medewerkers en receptiepersoneel nog comfortabeler.
Uitnodigen van bezoekers als selfservice voor meer efficiency
Bij de nieuwste versie van het bezoekersbeheer met de IF-6040 kunnen de medewerkers al voorhanden uitnodigingen als ontwerp voor nieuwe uitnodigingen gebruiken. Daarbij neemt de software automatisch de passende gegevens uit de geselecteerde uitnodiging over in het nieuwe formulier. Als er afspraakwijzigingen voorhanden zijn in kalenderitems die al in Outlook zijn opgeslagen, kunnen deze te allen tijde via een bezoekeruitnodiging per e-mail aan de bezoekers worden doorgegeven. De bezoeker kan het in de bijlage voorhanden ics-bestand direct in zijn e-mailkalender overnemen en beschikt dan over de gecorrigeerde afspraakgegevens.
Toegangsrechten voor bezoekers toekennen
Ook de toegangsrechten van bezoekers en werknemers van externe firma's kunnen met de Interflex-oplossing worden beheerd, gedocumenteerd en gearchiveerd. De duur van de toegangsbevoegdheid is aan het begin en het einde van een bezoek gekoppeld. Zo is een identiteitsbewijs na een datum automatisch niet meer geldig.
Als een identiteitsbewijs wordt verloren kan deze zonder al te veel moeite direct aan de receptie worden vervangen.
Als het niet nodig is dat een bezoeker afzonderlijke toegangsrechten krijgt profiteren ondernemingen van de functie "begeleider-followup-boeking". Daarbij boekt eerst de gastheer en passeert bijv. de tourniquet. Vervolgens mag de bezoeker met zijn identiteitbewijs eveneens passeren, zonder dat hij voor de tourniquet een eigen toegangsbevoegdheid nodig heeft.
