De afdeling personeel & organisatie van de gemeente Großenhain werkt sinds de invoering van een nieuw toegangscontrolesysteem van Interflex duidelijk efficiënter. De leverancier Interflex nam niet alleen de aanpassing van de software IF-6020 aan de behoeften van het raadhuis voor zijn rekening. Ook de hardware voor de besturing van de toegangscontrole komt van Interflex en werd exact aan alle doorgangen aangepast. Sindsdien is het tijdrovende toebedelen en beheren van meer dan 100 sleutels komen te vervallen. Toegangsrechten kunnen de medewerkers van de afdeling personeelsadministratie rechtstreeks in de software vastleggen.
Het raadhuis van de Große Kreisstadt Großenhain in het district Meißen in Saksen is de centrale werkplek voor circa 60 arbeidskrachten. In zijn geheel bestaat de groep mensen met toegangsrechten, die deels in ondergeschikte instanties werkzaam zijn, uit 140 personen. Al meer dan 20 jaar lang maakt het stadsbestuur succesvol gebruik van een tijdregistratiesysteem van Interflex. De actuele versie IF-6020 beschikt al over een geïntegreerde web-client met workflow-management. De buitendeuren van het raadhuis in Großenhain zijn met de toegangscontroleterminal IF-800 en met twee tijdregistratieterminals IF-5735 van Interflex uitgerust. In een adviesgesprek met Tobias Franke, sinds jaren account manager van Interflex, kwam een nieuwe behoefte van de gemeente ter sprake: De interne sluitinstallatie van het gebouw dat in 1875/76 was gebouwd was niet meer van deze tijd en moest volledig worden vervangen. Bovendien moest de nieuwe toegangscontrole de ruimtes van de gemeente van andere delen van het gebouw afgrenzen, waaronder de VVV van Großenhain, een self-service bereik van de Sparkasse Meißen en verschillende adviesdiensten van het raadhuis.
Tijdregistratie en toegangscontrole in een systeem
Spontaan ontstond bij een gemeenschappelijke afspraak een uitwisseling over de concrete eisen van de gemeente, die direct uitmondden in een discussie over mogelijke oplossingsscenario's in samenwerking met Interflex. Aangezien de gemeente al over een tijdregistratiesysteem van Interflex beschikte, lag het voor de hand om deze met passende componenten voor de toegangscontrole uit te breiden. In daaropvolgende gesprekken stelden de verantwoordelijken vast dat een geïntegreerde oplossing met alle componenten de minste kosten en moeite in het toekomstig gebruik tot gevolg zou hebben. Zo kon bijvoorbeeld de toegang van medewerkers en dienstverleners via een enkel multifunctioneel ID tot stand worden gebracht. De personeelsafdeling kan naar wens de bijbehorende rechten toewijzen. Een splitsing van de toegangsbereiken in de afzonderlijke bureaus en afdelingen van het raadhuis was daardoor zonder complicaties mogelijk.
Er kon ook voor toegangscontroles worden gezorgd bij deels openbare bereiken voor de burgers van Großenhain, en in beveiligde bereiken zoals bijvoorbeeld schoonmaakkasten waarin chemische stoffen worden opgeslagen. De tot dan toe door de gemeente verdeelde sleutels, en de controle van uitgave en retour ervan door middel van met de hand opgezette lijsten, werden overbodig. Ook in geval van verlies was het nieuwe toegangscontrolesysteem een stuk veiliger. Terwijl bij verlies van een sleutel onduidelijk blijft waar deze zich bevindt, kan een verloren multifunctioneel ID onmiddellijk door de personeelsafdeling worden geblokkeerd. Zelfs als deze in de handen van onbevoegde gebruikers mocht komen, zouden die daardoor geen toegang tot beveiligde bereiken krijgen. Na zorgvuldige analyse besloten de verantwoordelijken van de gemeente, om samen met de specialisten van Interflex een passend oplossingsconcept te ontwikkelen en meteen met de omzetting ervan te beginnen.
Toegangscontrole online en offline
De gemeente besloot om alle binnendeuren betrouwbaar te beveiligen en in plaats van een nieuw mechanisch sluitsysteem een offline-toegangscontrole met E-cilinders in te voeren. Voor de beveiliging van de binnendeuren werd gekozen voor de E-cilinder IF-181. Omdat de mensen in het raadhuis van Großenhain deze nog niet kenden, liet de account manager eerst aan de verantwoordelijken van de gemeente het scala aan functies zien. De E-cilinders zijn door hun batterijvoeding overal integreerbaar, zonder dat stroomvoorzienings- of andere kabels moeten worden verlegd. De E-cilinder vervangt mechanische sleutels, doordat deze toegangsrechten evalueert en alleen geautoriseerde personen toestaat via een RFID-medium de openingsprocedure uit te voeren. Daarvoor houden geautoriseerde medewerkers hun multifunctioneel ID in creditcard formaat voor de cilinder en kunnen onmiddellijk na vrijgave de cilinder bewegen en de deur openen.
Gratis test in het raadhuis
Om de gemeente een beeld te geven van de voordelen van de E-cilinders, leverde en monteerde Interflex eerst gratis een selectie van E-cilinders, die in het raadhuis uitvoerig konden worden getest. Uiteindelijk moesten in het bereik van het eerdere sluitsysteem in totaal 115 mechanische cilinders worden vervangen door E-cilinders van het type IF-181. Om voor elk van deze deuren cilinders in de juiste uitvoering te leveren, moesten van alle deuren de maten worden genoteerd. Tegelijkertijd wilde de gemeente de kosten voor de montage en inbedrijfstelling zo laag mogelijk houden.
E-cilinder IF-181 vervangt mechanische sleutel
De E-cilinders overtuigden de gemeenschappelijke van de stad Großenhain, zodat na de testfase onmiddellijk met de voorbereidingen voor de montage kon worden begonnen. Een team van Interflex nam van alle deuren de maten op, zodat er geen extra kosten ontstonden door een externe dienstverlener. Al naar gelang de doorgang werden voor de Gem. Großenhain de juiste modellen geselecteerd, waaronder dubbele cilinders, die eenzijdig registreren en aan een bereik zijn gekoppeld, daarnaast tevens halfcilinders en cilinders met paniekfunctie, die eenzijdig registreren en vrij kunnen worden opengedraaid. Voor de montage zijn in principe geen gecompliceerde montagewerkzaamheden vereist, zodat bestaande mechanische cilinders in de binnenbereiken van het raadhuis eenvoudig en ongecompliceerd door de nieuwe E-cilinders konden worden vervangen. Om de kosten voor de gemeente laag te houden, kregen de medewerkers van de gemeente een briefing van Interflex, zodat zij de E-cilinders zelfstandig konden plaatsen en in bedrijf stellen.
Verbinding met de software met NetworkOnCard
De in het raadhuis gebruikte cilinders ondersteunen het beproefde en wijd verbreide kaartformaat "NetworkOnCard" in combinatie met geteste mechanica en een lange levensduur van de batterijen. NetworkOnCard verbindt online-componenten met offline-toegangscontrole. Toegangsrechten kunnen per dag worden vastgelegd, zodat bij verlies van de ID de veiligheid gewaarborgd blijft. Parallel daaraan kan men aan de E-cilinders via een blokkeerlijstkaart doorgeven dat een bepaald ID-nummer per direct geen toegang meer krijgt. Omdat de buitendeuren van het raadhuis zijn uitgerust met online-readers, is ook daar een onbevoegde toegang onmogelijk.
De cilinders kunnen probleemloos in bestaande systemen geïntegreerd worden - in dit geval in het tijdregistratie- en toegangscontrolesysteem IF-6020. Medewerkers van de gemeente die zich bij de elektronische sloten laten registreren hebben op hun ID hun toegangsrechten, die rechtstreeks op de bijbehorende doorgang wordt geëvalueerd. Bij gebruik van de E-cilinder controleert deze of op de ID de juiste rechten voorhanden zijn. Daarna komt dan een afwijzing of een ontgrendeling. Bij de registratieprocedure verstuurt de E-cilinder tegelijk statusmeldingen naar de ID, bijvoorbeeld over de laadtoestand van de batterij. Deze status wordt bij het volgende contact met een online-terminal automatisch teruggestuurd aan de Interflex-software. Op die manier krijgt de verantwoordelijke beheerder zonder extra moeite informatie over welke E-cilinder binnenkort een nieuwe batterij nodig heeft. Omdat het meldsysteem over in totaal drie batterij-waarschuwingsniveaus beschikt, kan de vervanging goed van tevoren worden ingepland. De gemeente gebruikt het admin-tool "Pegasys-Mobil" als extra software-element, zodat de verantwoordelijke beheerder met een notebook en NFC-reader de afzonderlijke E-cilinders in het raadhuis kan beheren.
Hogere veiligheid en vereenvoudigd beheer
Nadat het nieuwe toegangscontrolesysteem van Interflex in bedrijf werd genomen, kon de gemeente van Großenhain de sleutels die voorheen in omloop waren bijna allemaal terugvorderen. Zo reduceerde de instelling het veiligheidsrisico, dat door sleutelverlies ontstaat, aanmerkelijk. Verder was het een voordeel dat het beheer door de personeelsafdeling sterk werd vereenvoudigd. Terwijl vroeger met het uitgeven van sleutels een potentieel onoverzichtelijke oplossing met een grote administratieve belasting werd gehanteerd, kunnen de verantwoordelijken nu snel en eenvoudig per software invoeren welke personen waar en wanneer toegang krijgen. Daartoe behoren bijvoorbeeld ook stagiairs en leerlingen met beperkte toegangsrechten evenals externe dienstverleners van de gemeente ̶ bijvoorbeeld het reinigingspersoneel, dat alleen toegang krijgt tot geautoriseerde bereiken. Naast de tijdregistratie en de toegangscontrole regelt de gemeente ook het gebruik van kopieermachines in het gebouw met de multifunctionele IDs van de medewerkers. Nadat de medewerkers de gelegenheid hadden om zich met het systeem vertrouwd te maken, wordt het systeem nu zeer positief ontvangen en overtuigt in het dagelijks gebruik door een aanzienlijke tijdbesparing voor iedereen, gepaard aan een duidelijk hogere veiligheid.
Contact:
Interflex Datensysteme GmbH
Marketing Communications
interflex.pr@allegion.com
