Met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie gelden in bedrijven ook nieuwe regels voor de ontvangst van bezoekers. Het nieuwe „Bezoekersmanagement KMO“ van Interflex Datensysteme GmbH voor hun toegangscontrolesysteem IF-6040 maakt het mogelijk om ook onder de nieuwe regels de gebruikelijke processen te blijven hanteren. Met de extra module „Uitnodigen van bezoekers“ kunt u bovendien de onnodige uitwisseling van bezoekers beperken – een functie die vooral in tijden van onzekerheid en crisistijden extra veiligheid voor zowel de bezoekers als de ontvangende medewerkers biedt.
Bedrijven die hun bezoekersadministratie tot nu toe handmatig en dus op papier bijhielden, kunnen het „Bezoekersmanagement KMO“ van Interflex gebruiken ok hun bezoekersbeheer te digitaliseren en zo aan de wettelijke eisen van de AVG te voldoen. Een ander voordeel van de digitalisering is de professionele afwikkeling. Een bezoeker, die zijn gegevens bij de ontvangstbalie heel gemakkelijk op een tablet invoert, ervaart het gastbedrijf als modern en professioneel.
Gebruikelijk verloop – moderne software
Met het nieuwe digitale bezoekersmanagement kunnen bedrijven hun gebruikelijke ontvangstprocessen gewoon voorzetten. Dat is een voordeel als er geen grote investeringen en herstructureringen nodig zijn. Met het Bezoekersmanagement KMO meldt de bezoeker zich bij binnenkomst van het gebouw zoals gebruikelijk bij de ontvangstbalie. In plaats van zijn gegevens in het bezoekersboek te noteren, gebruikt hij een tablet voor het invoeren van zijn gegevens.
Aanmelding met behulp van een tablet
Via het display van de op de ontvangstbalie aanwezige tablet kiest de bezoeker eerst de gewenste taal en krijgt dan de privacyverklaring van het bedrijf te zien. Gaat hij daarmee akkoord, dan kan hij vervolgens zijn gegevens invoeren, bijvoorbeeld de naam van zijn bedrijf, zijn voor- en achternaam en kenteken van zijn auto als hij gebruik maakt van een eigen parkeerplaats. Daarna verschijnen de veiligheidsinstructies op het display. Nadat de bezoeker deze heeft geaccepteerd, wordt hij bij het systeem aangemeld. Deze manier van aanmelden garandeert niet alleen dat de verwerking van de gegevens voldoet aan de AVG, maar presenteert het gastbedrijf ook als een moderne en innovatieve onderneming.
Minder gedrang
Bedrijven die de ontvangst nog comfortabeler willen vormgeven, activeren de meegeleverde „Uitnodiging voor bezoekers“: door een gefaseerde toegang worden de wachttijden en dus de concentratie van mensen tot een minimum beperkt. Zo kunnen aanmeldingen al vooraf volledig voorbereid in het systeem worden opgeslagen. Voorafgaand aan zijn bezoek ontvangt de bezoeker een e-mail met de bezoekgegevens inclusief pincode en QR-code. Daardoor wordt de aanmelding op de dag van het bezoek verkort. De bezoeker meldt zich ter plaatse razendsnel aan met de pin- of QR-code en kan de ontvangstruimte dan onmiddellijk weer verlaten.
Bezoekersmanagement conform de AVG: Relevante wetgeving
- De AVG is altijd van toepassing als het gaat om de verwerking van „persoonsgegevens“ (art. 4 lid 1 van de AVG) of het opslaan ervan (art. 4 lid 2 van de AVG)
- Naast de reden voor het opslaan (art. 5, lid 1b – bijv. bezoek aan vestigingen) geldt het ook als uitgangspunten zoals het beperken van data (art. 5 lid 1.c) aan te houden. Daarbij komt de plicht om de gegevens tegen inzage door onbevoegden te beschermen.
- Daarnaast gaat het verzamelen van persoonsgegevens ook altijd gepaard met een informatieplicht (art. 13, 14 van de AVG) aan iedere bezoeker betreffende de reden waarom de gegevens worden verzameld en hoe het bedrijf met de gegevens omgaat.
Contact:
Interflex Datensysteme GmbH
Marketing Communications
interflex.pr@allegion.com
