Bezoekersadministratie – betrouwbaar en gemakkelijk

Default Promo Alt

Met het bezoekersadministratie kunnen talrijke groepen mensen ontvangen en beheerd worden. Hiertoe behoren nieuwe en bestaande bezoekers, terugkerende leveranciers en projectmedewerkers. Ongeacht of u op het secretariaat zit, bij de ingang, achter het loket of via het internet werkt: u wijst de bezoekers binnen uw onderneming toe aan contactpersonen, geeft bezoekerspasjes af en definieert zones die een bezoeker mag betreden.

Via een reservering door de gastheer kunt u de rompslomp aan de poort en receptie verminderen. Groepen bezoekers of afzonderlijke bezoekers, bezoekers die een dag of meerdere dagen komen, u kunt ze eenvoudig via een daarvoor opgestelde dialoog aanmelden.

 

De voor het beheer van bezoekers gebruikte veiligheidssoftware „Ontvangst“ maakt het mogelijk om de toegangsrechten voor offline- en online-oplossingen direct aan bezoekers te verstrekken. Tot de veelzijdige functies behoren o.a. de handmatige of volledig automatische:

 

  • aan- en afmelding,
  • de uitgifte van passagierspasjes en bezoekerslegitimaties,
  • de privacyverklaring,
  • de instructies ten aanzien van bezoekers en veiligheid,
  • de lijst met blokkeringen,
  • de snelafmelding,
  • de vervolgboeking van begeleiders
  • alsmede het archiveren van de bezoekersgegevens.
 
 

Met behulp van de optimaal aangepaste handelingen bespaart u waardevolle werktijd en biedt uw bezoekers een aangenaam verblijf.

 

Medewerkers nodigen hun bezoekers uit via Outlook of met de applicatie „Uitnodigen“ in Self-Service

Medewerkers kunnen gemakkelijk afspraken met hun bezoekers maken. Met een daarvoor ontwikkelde Outlook-add-in of de applicatie „Uitnodiging“ in Self-Service wisselen medewerkers en hun bezoekers al voor de afspraak alle noodzakelijke gegevens uit, zoals bijv. de afspraak inclusief bezoekgegevens en de route. Daarmee wordt al vooraf alle relevante informatie gedeeld en alle deelnemers – bezoekers, medewerkers en diegene die de bezoekers ontvangen – profiteren van een korte aanmeldingsprocedure.

 

Zelfaanmelding via een tablet

Om de administratieve inspanningen bij de receptie zo klein mogelijk te houden, is er een comfortabele oplossing. Met de software-uitbreiding „Zelfaanmelding Basic“ kan de bezoeker zich via een aparte zelfaanmeldingskiosk of tablet in de foyer met voor- en achternaam, bedrijf en contactpersoon aanmelden. Gelijktijdig wordt de bezoeker geïnformeerd over bedrijfsinterne bepalingen (privacyverklaring en veiligheidsinstructie). Parallel daaraan maakt het systeem automatisch een vooraanmelding aan voor de medewerker die bezoeker ontvangt.

 

Zelfaanmelding „Kiosk“ bij een neveningang

Bij neveningangen of daar waar geen personeel is om bezoekers te ontvangen kunnen de kosten verder omlaag worden gebracht met de applicatie „Zelfaanmelding Pro“. Zo kunnen bezoekers zich per direct bij een zelfaanmeldingskiosk of tablet in de receptieruimte of de foyer aan- en afmelden. De bezoekersgegevens worden automatisch in het systeem verwerkt. De registratie bij de receptie vervalt en is niet noodzakelijk. Zo worden onbewaakte neveningangen of externe locaties succesvol in de bezoekersafwikkeling geïntegreerd.  

 

Elektronisch gastenboek in de foyer

De gegevensbescherming is het opperste gebod. Dit geldt ook voor het bezoekersgastenboek in uw receptieruimte. Om hier overeenkomstig de privacywetgeving te kunnen handelen, is het digitaliseren van de bezoekersafwikkeling van bijzonder groot belang. Daarmee kunt u garanderen dat de bezoekersgegevens van uw bezoekers niet door iedereen kunnen worden bekeken en er geen papieren gastenboek noodzakelijk is. Vanaf nu kunt u met de applicatie „Zelfaanmelding Pro“ een elektronische gastenboek voor uw bezoekers beschikbaar stellen. Daardoor vervallen de administratieve handelingen bij uw receptie en uw gasten worden overeenkomstig de Algemene Verordening gegevensbescherming (EU-DSGVO) beheerd.

 

 

 

 

Contact

Allegion B.V. -Interflex
Witboom 1
4131 PL Vianen
Telefoon: +31 347 3258-58
Telefax: +31 347 3258-40
mail: Interflex.helpdesk.benelux@allegion.com

Interflex Newsletter

Indien u inschrijft op het gratis ontvangen van onze nieuwsbrief, dan ontvangt u op regelmatige basis het laatste nieuws over ons bedrijf en onze producten.